お客様より「メールソフトは何を使用したらよいか？」という質問を受けることがあります。企業規模によって最適解は異なりますが、中小企業でも安価に導入できるのがGmailを使用したメール環境の構築です。
Gmailを利用した、メール環境のクラウド化
G Suitなどの有料サービスを使用しなくても、INET-MAILと組み合わせることにより、独自ドメインのメールをGmail環境で使用することができます。弊社営業スタッフも採用している、Gmailサービスを用いたメール環境のクラウド化を一例としてご案内させていただきます。
主メーラー：Gmail（PC・スマートフォン）
従来のメールソフトは、パソコンにインストールして使用する必要がありました。メールデータは利用している端末にのみ保存され、異なる端末からはメールを確認できないというデメリットがありました。使用するパソコンを買い替える度にメールソフトの引越しをしなくてはならなかったり、外出時にメールを確認できない点などが、非常に大きな障害となっていました。
これらのデメリットを解消するために、2007年頃にパソコンのメールソフトの使用を中止して、無料サービスである Gmail に移行しました。これ以来、メールの送受信はすべて Gmail を使用しています（Gmail で独自ドメインのメールを使用する方法はこちら）。
ブラウザさえ使用できればメール確認ができるので、特に複数のパソコンを使用する場合などにメリットを発揮しました。スマートフォンにもGmailアプリをインストールしておけば、常に同一のメール環境を使用できる様になります。
パソコンにインストールされたメールソフトから移行する際には抵抗感がありましたが、実際に使用してみると、何ら問題なく使用できることが分かりました。さらに、Gmail に用意されている、「メールの自動振り分け設定」という機能が秀逸で、受信メールを自動的にフォルダに振り分けることができるようになりました。この機能により、ダイレクトメールやお知らせメールなど、日常的に送られてくるメールについては受信トレイを経由させずに各フォルダに収容することが可能になりました。この設定を用いると、「重要なメール以外の着信音を鳴らさない」ということが可能となります。
また、特筆すべきはその検索機能。検索エンジンのGoogleが提供するサービスだけあって、検索スピードと精度については他の追従を許しません。メールを保存しておく理由の多くは、「過去のメールデータを確認する必要性」となりますが、この優れた検索機能が非常に役に立つのです。
バックアップ用メーラー：サンダーバード（PC）
Gmailを使い始めてからも、主に使用しているパソコンにはサンダーバードというメールソフトがインストールされています。このメーラーは、Outlook などに比較して動作が軽く、格段の安定性があるという特徴があります。但し、サンダーバードがインストールされている理由は、メールデータのバックアップのためです。
メール環境をクラウド化しても、メールデータはローカルに保存しておきたいもの。そこでサンダーバードの設定を「POP接続」にして、メールデータの取り込みをおこなっています。実際にはメールソフトとして使用しているわけではありませんので、起動するのは月に一度か二度。「メールはサーバに残す。但し、360日経過したものはサーバーから削除する」という内容にして、定期的にサーバー上のメールボックス容量の削減をおこなっています。
IMAPプロトコルで運用しているメール環境の場合、受信メールの実体はサーバ上に置かれており、クライアント側ではそのコピーを見ているだけに過ぎません。仮にインターネット接続が切れてしまうと過去の受信メールも確認できなくなってしまいます。この様にPOP接続のメールソフトを一台混ぜておくことにより、メールのバックアップとサーバーのメールボックス容量の確保が同時に可能となります。
また、outlook.com などの外部メールサービスにアカウントを作成して、受信メールをすべて転送しておくなどするのも、手軽なバックアップ方法として有効な手段となりますので併せてご検討ください。
流し読み用メーラー：myMail（スマートフォン）
スマートフォンにはGmailアプリをインストールして使用していますが、それとは別にもう一つMyMailというメールアプリをインストールして使用しています。すべてのメール管理にはGmailを使用していますが、受信経路が異なるメールソフトをインストールしておくことにより、いつでも確実にメールを受信できるようになります。
MyMailの受信通知は無音、メールのプレビューを待機画面に表示する設定にしておけば、着信メールの内容をスマートフォンの画面で流し読みすることができます。主メーラーでメールを開封しないので、他のメールに埋もれて対応を忘れてしまうなどのうっかりを予防することが可能になります。